網路技術

Openfind MailCloud工作溝通雲,提升工作效率的絕佳利器 深入專訪

文.圖/Johan 2019-11-27 17:00:27
當今免費網路服務何其多,舉凡Email (電子郵件)、IM (即時通訊)、Drive (雲端硬碟)、Document (線上編輯)…等各種工作溝通上經常使用的雲端服務,雖說都有國際大廠提供各種方案組合來讓大家使用。然而類似的服務在台灣廠商也有,且致力於提供更好的使用體驗。以Openfind – 網擎資訊為例,這一家致力於「電子郵件」與「搜尋引擎」兩大核心技術的台灣在地軟體公司,其推出的各項雲端服務就深受不少企業與個人的青睞。Openfind一定有什麼事做「對」了,才得以吸引到不少客戶轉而去使用他們的服務。以下PCDIY!就實地深入專訪Openfind,了解其「MailCloud工作溝通雲」的功能與特色,具備哪些連大廠都沒有的獨門絕學,成為企業們提升工作效率的絕佳利器。

這次PCDIY!採訪到Openfind雲端產品企劃主任 郭欣羽 (Marcie)小姐,以深入了解MailCloud工作溝通雲的應用


MailCloud工作溝通雲,單一入口整合訊息交流與文件協作雲

一家公司的對內外聯繫與溝通工具,除了有實體聯絡與寄送之外(電話、傳真、書信/包裹等),還有當今數位的聯絡與寄送,以數位方式來說,這些工具大約脫離不了Email、即時通訊、檔案傳輸…等方式。每個人都可以將所需要傳送的資訊或資料,透過手機、平板或是電腦等裝置,來傳遞給同事或客戶。然而在使用習慣方面,前者的部分大家可說是幾乎都有共通的使用習慣,只要實體辦公設備設定好即可使用,縱使這些OA裝置不一定介面相同,但基本上的使用與傳輸方式幾乎大同小異,且這些設備也行之有年,幾乎大家在使用上大多沒有什麼問題。

至於後者部分,不同工具則有不同的軟體或雲端服務,加上各公司的導入方法皆有所不同,因此很可能因為不同的使用工具,造成大家在使用時必須重新適應,且不同工具間其實也互不相容,使得可能Email傳送出現亂碼、對方沒收到、檔案版本未更新、或太大無法送出,無法即時通知對方,甚至有資安漏洞等等。而Openfind所推出的「MailCloud工作溝通雲」,就是將每個人工作與溝通上所需要用到的各種基本數位溝通工具整合起來,讓企業一次訂閱,即可享受在溝通上所需要的各種需求。

從Email開始,MailCloud讓工作溝通更即時、更方便

Email可說是網路時代中,最經典也最常用到的服務之一,雖說當今有許多其他衍生的服務,但Email至今仍有其不可替代性,不會被完全淘汰,而這也代表資訊管理者的工作益加繁重,得同時維運Email及新型態溝通工具。現在Email的用途,大多數還是會用在正式書信方面(如與客戶進行商業對談、取得報價、密件傳送)、正式招呼(與工作夥伴或客戶寒暄),或是用來收發電子信、傳送檔案,以及做為正式書信往返的證明…等等。然而Email有其使用限制,像是不夠即時(信件傳送前要斟酌文字編寫內容)、檔案大小有限制(一般上限是10MB),以及有資安洩漏(例如夾帶錯誤附檔、收件人忘了放在bcc)等風險。而Openfind推出的MailCloud工作溝通雲,不僅提供全面強化的Email服務,更輔以其他溝通工具,讓工作溝通與應用更加完善,且更即時又安全!

試想一下,在工作場合裡,一般在使用Email時,常常會碰到的問題?像是:Email聯絡人必須先一一建立或者每次輸入、傳送大檔案有可能會被退信、Email送出後不確定對方是否有下載附檔、想很快地確認對方是否有收到信件、不小心寄錯信了來得及收回嗎、專案檔案不想用私人帳號才能檢視…等等。這些狀況有些人可能天天發生,因此Openfind的MailCloud工作溝通雲,就是要打破傳統的侷限,以提升工作效率。

Openfind的MailCloud工作溝通雲,是全方位的Email服務,提供信件收發、即時溝通、線上共編、檔案分享等四大整合式解決方案,使用者只要一個帳號就能使用各種工作場合必備之溝通工具


以下就先簡單了解一下「MailCloud工作溝通雲」主打的四大服務與特色:

(1) Email服務 (MailCloud):就是大家熟悉的Email服務,MailCloud提供豐富實用的Webmail 功能,及又快又精確的搜尋功能,當然要搭配Outlook等郵件軟體使用也OK。

(2) 即時通訊 (MM – MailCloud Messenger):就是即時通訊軟體,內建同事為聯絡人,收發信件後通知更即時。支援文字、檔案、圖片與表情符號傳輸,且能分門別類,以便日後好搜尋!若不便時也可開啟訊息勿擾模式。

(3) 檔案分享 (File Share):檔案太大傳送不出去? 透過雲端附檔功能,收件者即可直接從信上連結取得檔案!連結下載與檔案版本更新都有紀錄,準確掌握檔案傳遞階段。

(4) 線上共編 (Co-editing):有想要與客戶或同事共同編輯檔案,兩方可同時線上編輯、修改,減少語音或書信溝通的時間,還可限制存取權限,避免重要檔案不慎曝光!

專訪MailCloud工作溝通雲PM,了解其應用與優勢

大致了解MailCloud工作溝通雲的四大服務與特色之後,以下我們就透過採訪Openfind雲端產品企劃主任 郭欣羽 (Marcie)小姐,來了解MailCloud工作溝通雲的應用與優勢。

有關於「MailCloud 工作溝通雲」,Marcie表示這是一套可增加員工之間工作聯繫效率的辦公生產力雲端服務,訂閱之後可快速開通使用,其通過ISO27001服務品質保證,在強化的資安機制下,提供企業/機關/個人一個穩定安全、方便回溯的工作溝通服務平台。

由於企業要建構單一、即時又有效的數位溝通平台,其實都會碰到不少痛點。因為當今雖有超多辦公工具可以選擇,但每個工具卻有各自的操作介面,使用者得先記下登入方式、再學習各式功能,不僅不易熟悉整合起來更有難度,讓公司必須投入不少建置與訓練資源。

Marcie說明Openfind MailCloud工作溝通雲的優勢


在各種數位溝通工具中,Email有不可取代的優勢,也有不少可以強化的部分。像是附件檔案太大時就很困擾有時雖然信寄出去了,但對方其實是收不下來的,若寄件者沒留意到退信通知的話,那麼可能就從此斷訊了!Marcie表示,Openfind的MailCloud工作溝通雲,就是以大家最熟悉的經典工具(如Email)為基礎,並再加上即時通訊、檔案分享,甚至加入線上共編等功能,以解決Email功能的應用限制。而其所有服務只要一組帳號即可通用,對於管理者來說更能輕鬆管理與部署,對員工來說使用上也方便,不用再記多組密碼,員工之間或與客戶之間皆能快速、有效的透過單一軟體介面與服務,來進行更有效率的溝通!

Marcie舉例,常見Email無法夾帶大檔案,那麼MailCloud可以提供一個檔案分享的空間給收件者,對方點擊信件中的連結,即可透過裡面的指示將檔案下載下來,或是上傳上去。若是機密資訊的話,更可以加上密碼鎖,讓檔案傳遞或接收加上一份安全保障。再來像是在會議室進行簡報時,不需要再將每個人的簡報檔寄給自己,也不用拷貝至隨身碟(這樣資料其實都有洩密出去的風險),使用者只要開啟檔案分享功能,就可以將每個人的檔案預先存好,直接在會議室資料夾開啟即可,簡單方便!而檔案放在公司內部的雲端空間,只有被授權的使用者才能使用,加上其具備Versioning (版本異動控制)功能,不小心覆蓋的話,還能回溯前先的版本,非常好用。

Email無法傳送大檔案給對方,又不想放在公開網路硬碟來分享,就可以透過MailCloud的檔案分享功能,來分享給特定對象


即時通訊的部分,用法與一般即時通訊軟體類似,可傳送文字、亦可傳送表情貼圖或檔案。工作即時通的好處是不需另加好友就可與公司同事們直接交談,可一對一對談或群組對談,想直接語音溝通也OK。因此使用者可以當成公務專用即時通訊(工作即時通),與同事或客戶在線上討論事情。像寄送Email給對方後,就可以即時通知一下,並可以看到對方是否已讀。由於工作溝通的訊息會記錄下來,自動歸檔、分門別類收納,因此未來若有回溯特定檔案或訊息的需求就可以快速找到,不用找半天。此外,即時通訊雖說有其即時性,但不方便時或是非上班時間時,亦可開啟勿擾模式,避免手機推播通知(Push)干擾,待員工上班時再確認,讓工作與家庭同時兼顧!

公務工作即時通(MM),是一套針對工作場合所打造的即時通訊軟體,達到公歸公、私歸私,成為員工間或與客戶間在工作時的專屬訊息溝通與檔案傳遞工具


工作即時通(MM)最大的優勢在於,提供檔案即時查詢能力。在MM介面的右側檔案庫,已把檔案分門別類收整好,方便回溯檢視


在檔案線上共編方面,就是可以讓多人來同時編輯一份文件,可以一邊討論、一邊完成各式文件。不需要一來一往的傳來傳去,這樣一來就能更加即時完成。例如專案文件就可以雙方一起線上討論,直接對文件進行修改,雙方的工作也能及早完成,修改紀錄也很清楚。此外,像是工作即時通方面,就可以透過訊息來即時通知同事或客戶,來溝通事情或是參與討論。

線上共編,就是讓多人同時編輯同一份檔案,達到多人協作的目標


例如你信寄出去之後就可以馬上用MM來提醒對方收信。而當小組在進行線上共編、專案討論時,一發現問題時,也可立即聯繫,以降低Email溝通的繁瑣程序。最重要的是,工作溝通雲可以滿足工作智慧與各式資訊的長期保存,以及當下立即溝通的優點。此外更延續Openfind優良的搜尋技術及悠久的服務經驗,可幫助使用者在郵件搜尋、即時訊息的歸檔調閱。讓溝通更當下、即時,事後的調閱回憶也很迅速。

行動應用一應俱全,支援多種收發軟體,使用者免更改使用習慣

在收信程式方面,MailCloud支援POP3與IMAP協定,使用者可以透過手機或平板等行動裝置的預設郵件App,來設定收發MailCloud的Email,亦可透過瀏覽器的網頁版(Webmail),介面和電腦版相似,使用者免重新適應!而Openfind也有推出自己的@Mail2000的App,支援iOS與Android,使用者只要設定一次,並登入之後,即可隨時收發信件。

MailCloud雲端信箱,提供豐富的Webmail功能,亦可透過您熟悉的Email郵件收發軟體來使用


至於即時通訊方面,則可下載MM – MailCloud Messenger的App,同樣要先設定好登入帳密(跟MailCloud帳密一樣),即可馬上使用。

MailCloud也可透過專屬手機App來使用,介面邏輯與設定都與Webmail相同,不須重新適應


擁有在地化優勢,防止惡意郵件同時重視資料安全,並遵循安全法規要求

對於IT人員或管理者來說,MailCloud工作溝通雲提供單一介面統一管理的便利功能之外,資訊安全議題上非常重視。以企業治理面來說:IT主管或機關負責人皆可確保公務資料皆存於公務空間中,不會散落在員工各自的私人帳號,以確保機密不外洩。對於使用者來說,不僅不用再分享私人帳號,其操作自主性也很高,當不小心寄錯信件,還可以自行收回,以提高機密資料救援效率。

至於網路安全性方面,由於當今詐騙郵件隨處可見。Openfind除了提供基本過濾功能以確保收件人不會收到垃圾郵件之外,還可再搭載Openfind進階防詐騙技術,包含:惡意動態轉址警示、郵件APT沙箱防護等等,讓您Email環境能即時防禦新型態的威脅,保有最安全的環境。根據 Openfind 郵件防詐騙分析中心研究,惡意郵件有很多種陷阱,例如某些郵件可能含有一種連結轉址技術,一開始URL是連到沒問題的網站,以通過郵件過濾機制的檢查。但該URL可能過沒多久就被惡意轉址,將使用者引到惡意網站去,此時收件人若不小心點到,就有可能踩到雷。而Openfind的防護機制就是能做到後續的防護,讓安全性延伸到使用者端。有關進階威脅防護的細節可以參考:https://www.mailcloud.com.tw/web/email165.html

Openfind提供郵件安全防護,使用者不小心寄錯信件時,能有補救的機會,讓公司機密不外流。至於收信時,也提供防護機制,讓公司內部員工不會踩到雷


也許有人會認為,似乎上述的功能,國際大廠也有。考量資安技術日新月異,MailCloud擁有收集在地化樣本的最佳優勢,以此觀點來看,Openfind的郵件威脅防護效果更佳,因此有許多用戶除了大廠產品使用之外,還會再加購Openfind的雲端安全服務。至於郵件歸檔方面,MailCloud更提供優異的歸檔與調閱技術,讓企業多年下來的大量郵件與智慧資產,都能快速調閱與搜尋到,因此也深獲高科技產業及日本市場等重視機密保存的機關肯定與採用。

再看服務方面,比起國際大廠的跨國客服大多必須抽號碼牌以問卷方式來詢問問題的做法,Openfind提供7*24小時的技術客服專線,用客戶聽得懂的語言隨時待命!用戶若郵件收發有任何問題,隨時找得到人來幫忙解決,不用等待老外客服的慢吞吞回信或是聽不太懂的語言或郵件回應。而且在法遵方面,Openfind更通過 ISO27550認證,並落實GDPR個資隱私要求,能協助企業機關一同來為個資保護、營業秘密、資通安全法規等做好把關。

Marcie表示,MailCloud 深耕雲端服務 20 年,連年通過 ISO27001品質保證檢測,系統可靠度高達99.95%,成為政府公部門採用第一品牌,更是媒體眼中台灣郵件雲端服務前3大品牌中的唯一本土廠商。

Openfind辦公生產力服務,已成為政府採購的第一品牌


套餐ABC多種方案,提供不同用戶的使用彈性

雲端服務具有3大好處,就是:用多少算多少、自己不用去架站或燒腦搞技術、24小時都有人把關。在當今面臨資料量爆炸的時代,各種政府法規的日趨嚴峻之下,已有不少企業紛紛改採用雲端服務訂閱的方式來取代自己架站,以為數位轉型來做準備。

雲端服務的三大好處說明


MailCloud 工作溝通雲,根據不同的用戶特性,大致提供套餐ABC三種方案。目前用戶偏好的方案選擇中,以商務B 較受中小企業青睞。近期也發現不少中大型用戶是以先採購Office 365再搭配MailCloud郵件安全防護服務的混合雲組合。MailCloud 提供的套餐ABC方案主要包括經濟A、商務B、旗艦C,簡述如下:

(A) 經濟A:主要針對新創與衝勁為主的工作環境,提供每人5GB起的空間彈性,可使用的範圍包括:企業Email、工作即時通(MM)、檔案分享、行動App等。適合個人用戶、工作室、新創、小型企業訂閱。

(B) 商務B:主要針對一般中小企業所打造的工作環境,提供每人5GB起的空間彈性(亦可固定),可使用的範圍除了上述的4款,還加入了郵件歸檔(MB, MailBase)的功能。讓企業能夠將郵件資料存底,並即時調閱紀錄,充分掌握資料流向。適合中小企業、大企業訂閱。

(C) 旗艦C:主要針對大公司等極為重視資訊安全的工作環境,提供每人100GB起的固定空間,可使用的範圍除了上述商務型的5款,還加入了發信安全 (MO, MailAudit)的功能,能幫助企業確實做好資料分級與資訊安全的需求。適合大中小企業與跨國企業訂閱。

MailCloud工作溝通雲的套餐ABC說明


另外,若有需要的話,特定的功能也可以再加訂,包含郵件資料外洩防護工具(MO)、進階垃圾信管理工具(MG, MailGates)、以及郵件備援雲,至於雲端容量也是可以加訂的,讓用戶可以依照自己公司的需求,來訂閱上述的套餐方案,或是加購單品方案。

郵件歸檔備份服務,提供雲端Email快速備份、歸檔、調閱的功能,讓企業能快速回溯重要Email


成功案例分享,MailCloud符合不同企業的需求,當然也提供個人用戶使用

由於Openfind是一家經營非常久的資訊公司,其提供的各類雲端服務皆以穩定且具備高度彈性著稱,因此已有不少國內外客戶指定使用。Marcie也分享了一些客戶成功案例,例如重視後勤服務的偉聖國際(其總部與工廠聯繫、跨國接單、國際時差,皆需要24小時找得到人的技術障礙排除團隊)、重視資安威脅的漢堡王(店面營運採一條龍式,各店溝通極為重視資訊安全郵件威脅過濾),以及重視行動應用通訊的永豐棧酒店(其客服交接時段的諮詢銜接、行動Email需求,常於辦公室與園區之間奔走)。由此可見,Openfind的MailCloud工作溝通雲,可以滿足不同企業的各式需求,輕鬆建構企業專屬的工作溝通平台與智慧寶庫。企業/機關用戶們若有興趣者,可以到Openfind的MailCloud官網 (www.mailcloud.com.tw)來看看。

當然,Openfind除了推出主打企業的MailCloud工作溝通雲之外,也有針對個人用戶/工作室等族群推出付費電子信箱 - Mail2000電子郵件服務,詳情也可以參考 Mail2000的官網 (www.mail2000.com.tw)。

除了企業專用的MailCloud工作溝通雲之外,Openfind也有推出個人專用的Mail2000服務,以在地化的服務,提供絕佳服務體驗


在地做到極致,搜尋、郵件、即時通訊、檔案分享、資安與服務皆一把罩

透過上述的採訪,可以了解到Openfind從「工作溝通」情境為用戶發想,提供快速搜尋、郵件收發,再搭配郵件過濾、郵件歸檔、發信安全等資安防護機制,再補足Email的先天限制,提供檔案分享、工作即時通,以及線上共編等特色,以在地化的即時技服團隊,打造出全方位的工作溝通必備工具,讓企業/機關/個人用戶一起登上快速奔馳的工作溝通雲服務。

Openfind提供各式訊息溝通工具,讓用戶在數位溝通上,能夠享有更單純、方便、安全的使用體驗


在訂閱方案也頗具彈性,Openfind提供多種不同等級的套餐,並可單點不同的功能來加購補足,且容量上也頗具彈性,讓企業或是個人用戶可根據自己的使用需求,來訂製自己的溝通平台。整體而言,我們可以得知Openfind的MailCloud工作溝通雲,是一系列絕佳的工作場合必備的溝通工具,優化辦公生產力,提供完整、方便且安全的使用體驗,值得企業與個人參考訂閱。

廠商資訊
廠商名稱:Openfind 網擎資訊軟體股份有限公司
廠商電話:02-2553-2000 分機888
廠商網址:www.openfind.com.tw


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