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數位辦公室再進化》統雲平板打卡鐘報到,支援雲端考勤與線上請假!

文.圖/小Y 2014-07-14 00:00:00
數位辦公室興起,打卡鐘也雲端化,方便公司管理,員工打卡也方便,就連雲端考勤與線上請假也具備!


除非你是老闆、高階主管或是特別職業的工作者,否則每個上班族進公司的第一件事就是打卡。打卡的目的是公司為了要記錄員工出缺勤時間,也是後續統計工時、計算休假與發送薪資的依據。而打卡的方式除了傳統打卡鐘之外,還有使用員工識別證刷卡、指紋辨識、臉孔辨識等方式。這次編輯部要介紹的則是更先進,使用平板電腦就能打卡,由統雲資訊公司所提供的平板打卡鐘系統。

統雲平板打卡鐘,它是配acer ICONIA A1-810平板電腦,並有壁架可固定於牆壁上,用照相與觸控來進行打卡


打卡方式百百種,各有優缺點

傳統紙卡打卡鐘
傳統紙卡打卡鐘是許多中小企業或人力派遣公司會使用的打卡系統,建置成本低,但後續得要購買打卡用出勤紙卡,以及打卡鐘使用的色帶等耗材,還得加上打卡鐘的維修、耗損費用,整體成本不見得比其他打卡系統便宜。而且出勤紙卡有可能會遺失,也容易有代打卡的可能。打卡後的出缺勤資料,還需要會計人員自行統計、計算,相當耗費時間與人力,也容易出錯,比較適合規模小的公司使用。

紙卡打卡雖是最便宜的打卡系統,但後續耗材與維修成本也得考慮在內


卡片感應式打卡鐘
類似使用悠遊卡過捷運的方式,使用已內建感應晶片的員工識別證,透過接觸感應即可記錄此張卡片(該員工)刷卡的時間,因此可以用來記錄上班與下班時間,一般企業也會用來當作門禁卡,讓員工可開啟公司或辦公室大門。出缺勤的資料直接儲存與後端的電腦伺服器,透過電腦處理即可快速整理出員工的出缺勤報表,這也是目前許多公司都採用的打卡方式。不過這種方式,同樣會有代打卡的問題。

指紋辨識打卡鐘,現在已經廣泛運用在現行企業


指紋辨識系統
除了傳統打卡鐘與卡片感應打卡方式外,另外還有使用人體生物特徵的指紋辨識機打卡系統,使用前必須先將員工的指紋建檔在打卡系統中,上下班時只要按壓指紋,辨識成功之後即可完成打卡。過去PCDIY!辦公室也曾經使用過指紋辨識機來打卡,但是指紋辨識機的缺點是辨識速度較慢,如果剛好遇到員工的指紋比較淺的話,常常會有辨識失敗的問題,有時可能得花上好幾分鐘才能完成打卡,如果剛好只差幾分鐘就遲到,那時候真的是會非常急躁。指紋辨識打卡系統會搭配後端的資料儲存與報表彙整機制,因此資料處理上也相當方便,不過整套系統建置成本的當然也會比傳統打卡鐘貴。

現在,也有臉部辨識的打卡鐘,不過,仍有不小的誤判率


臉部辨識系統
現在還有更先進的就是採用臉部辨識系統來打卡紀錄上下班時間,廠商號稱可在一秒鐘之內完成辨識與打卡,辨識準確率極高,不過實際上是否真的如此好用,得要實際應用之後才能確定。但是,相對於使用紙卡打卡機、員工識別證刷卡的打卡方式,臉孔辨識系統和指紋辨識機最大的好處就是員工不用擔心忘了攜帶識別證或會不小心弄丟打卡用的紙卡,只要利用員工與生俱來的臉孔與指紋特徵即可完成辨識與打卡,而且除非您的員工是FBI或CIA情報局特工,可以破解臉孔辨識與指紋辨識系統,否則不用擔心員工會有代打卡的問題。

統雲平板打卡鐘的出現,代表數位辦公室時代的來臨。打卡時只要開啟平板電腦,選擇自己姓名,並點按上班或下班按鈕就能記錄打卡時間與拍攝下打卡員工的照片


更方便的統雲平板打卡鐘

這次由統雲資訊所提供的平板打卡鐘系統,所需要的硬體是一台平板電腦,搭配APP程式就可以進行打卡。硬體部分主要是提供8吋或9.7吋的Android平板電腦,這次測試使用的是acer ICONIA A1-810平板電腦,螢幕尺寸為7.9吋,搭載Android作業系統,根據所使用的平板電腦不同,售價也不同。廠商並已事先安裝好支援打卡的APP程式:統雲平板打卡鐘。其他應用程式與功能設定則會使用密碼鎖定,避免員工更改平板的時間,影響打卡紀錄的正確性,也讓員工無法將打卡用的平板拿來上網或玩遊戲,也就是說這台平板電腦將允許用來當作打卡使用。使用此服務的公司行號必須先將員工資料與上下班別提供給統雲資訊協助建檔,建檔完成之後才能使用,建檔完成,管理員可以自行修改員工資料。打卡步驟非常簡單,只需開啟平板電腦電源,打開統雲平板打卡鐘APP就會顯示公司所有員工的姓名,點按自己的姓名之後就會進入打卡畫面,並顯示平板電腦前置相機所看到的畫面,這時只要再點按上班或下班按鈕就可以記錄打卡時間,並拍攝下照片以方便管理員日後確認是本人打卡。可惜相機所拍攝的照片僅用於紀錄,若能支援臉部辨識的話就更棒了。

統雲平板打卡鐘的硬體規格


為了避免平板電腦沒電,使用時建議持續外接電源


月租收費,價格並不貴

為了方便員工打卡,統雲資訊也有提供放置平板電腦的壓克力壁架,但美中不足之處是,此壓克力壁架的質感不夠好,而且也沒有充分考慮到電源線走線的空間與線路隱藏等美觀問題。初次使用,會有服務人員協助將平板電腦安裝於壁架上,並且連接電源與設定網路、安裝打卡程式。除了平板的費用之外,往後使用統雲資訊提供的平板打卡鐘服務,每月要收取150元的雲端維護服務費,雖然需要每個月收費,但此費用跟使用傳統打卡鐘所需的耗材與維修成本相比,相對更加便宜,使用上也更方便。平板保固期內均提供免費送修服務,但人為因素損壞須付擔維修費用。如果需要服務人員到府服務,則需要酌收服務費。就此服務來說,每月150元的費用並不貴,對公司而言也可以省下維護打卡系統的經費與人力。此打卡系統最多可提供128人打卡,也可依客戶需求進行客製化,例如設定不同上班工時的班別,早班、晚班、大夜班等或是彈性排班制度等,所以使用上相當有彈性。

最多支援128人打卡,零耗材,還支援無線網路與雲端考勤同步


統雲平板打卡鐘,本體就是一台平板


打卡資料自動上傳雲端伺服器

完成打卡之後,更重要的是,員工出缺勤的資料要能即時傳送到公司電腦或後端伺服器進行儲存,這樣才能進行後續考勤審核的動作,以便記錄工時,出缺勤休假統計,而這也影響後續薪資的發送作業,因此非常重要。現在大多數公司所使用的打卡系統都是將員工打卡後的出缺勤資料透過區域網路或RS232等連線方式傳送到公司的電腦伺服器儲存。不過這次所介紹的統雲平板打卡鐘則是支援現在最熱門的雲端伺服器服務,也就是員工打卡之後,出缺勤的資料除了儲存在平板外,還會透過網路自動上傳到雲端伺服器儲存。針對雲端伺服器的資料安全與隱私保密,統雲資訊公司也有做好備份與資料保密的準備。

連線到UHM考勤管理系統網站,並輸入公司代碼、使用者帳號、密碼即可登入打卡系統


可自動計算考勤,請假全面雲端化

雲端伺服器上的資料主要是提供給公司行號統計工時,考勤審核,與計算薪資使用。利用統雲資訊提供的網頁介面,只要輸入管理者或人資管理人員的帳號、密碼就可以進入雲端打卡系統,查詢各員工的出缺勤與請假紀錄,而且還可以透過內建的功能直接進行考勤審核或匯出打卡紀錄、日考勤管理、月統計報表等資料,對於公司來說,可以更方便進行管理。除了人資管理員可以透過網頁登入打卡系統外,每個員工也可以透過自己的帳號、密碼進行登入,登入之後就可以隨時查看自己的出缺勤紀錄,而且還可以線上請假,請假完成之後還可以寄發E-Mail,提醒主管審核休假。因為網頁介面只需要透過網路,使用瀏覽器即可登入,所以無論是使用電腦或手機、平板都可以支援,方便公司員工隨時隨地登入打卡系統更新出缺勤狀態,對於常外出的業務人員來說更加方便,要登記公出或臨時請假,拿起手機按一按就能完成。

進入統雲官方網站,從網站右上角就能登入考勤系統


使用UHM考勤管理系統網站可以線上請假,也可以發通知信給主管,提醒主管審核假單


管理員查詢員工打卡紀錄時,除了會顯示打卡的時間還會顯示平板前置相機所拍攝到的畫面,所以可確認該員工是否親自打卡


打卡紀錄與考勤報表都可以匯出為Excel檔案,方便後續資料處理與薪資發送


改善與建議

雖然理論上用來打卡的統雲平板打卡鐘APP可安裝於所有Android系統的平板電腦或手機上使用,但實際上有可能會遇到相同性問題,例如程式執行不穩定,無法順利開啟等。所以廠商才會提供通過驗證的平板電腦給公司行號選購,比較可惜的是,現在沒有推出可支援iPad的打卡APP,若能有搭配iPad mini或iPad的打卡鐘商品,使用上應該會更加穩定,而且放在公司門口更吸引人注目,對公司形象而言也能更加分。另外,目前統雲資訊所提供的打卡系統僅支援出缺勤記錄與考勤管理,若能提供薪資計算系統的話,會更加方便。

統雲平板打卡鐘,操作上真的相當容易,而且自動把出勤記錄存在雲端上,是相當保險的作法!


打卡前後,顯示的顏色會不同!


統雲平板打卡鐘的軟體服務價格


統雲平板打卡鐘收費資訊

除了考勤管理,統雲資訊也另有自動計薪版軟體,可根據平板打卡鐘紀錄的考勤資料計算員工的薪資。如果是單純考勤管理,則只有第一次安裝時需要收費,並且分為離線與可連線使用版,需要計薪功能的話則需要另外支付月費,詳細的收費標準請參考表格。雖然剛開始的第一次收費較傳統打卡鐘貴,但若考慮傳統打卡鐘所需的耗材與維修成本,其實平板打卡鐘並不貴,使用上也更方便,相較於指紋辨識與臉孔辨識打卡也有其優勢,對公司而言也可以省下維護打卡系統的經費與人力。此打卡系統最多可提供128人打卡,也可依客戶需求進行客製化,例如設定不同上班工時的班別,早班、晚班、大夜班等或是彈性排班制度等,所以使用上相當有彈性,值得推薦給企業行號使用。

廠商資訊

產品名稱:統雲平板打卡鐘
廠商名稱:統雲資訊科技股份有限公司
廠商電話:06-255-8500
廠商網址:www.turnin.com.tw
廠商信箱:jovi@turnin.com.tw

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