辦公室設備

企業郵件系統再進化》免架站,MailCloud企業雲端信箱新選擇!

文.圖/黃志榮.賴明亨 2014-08-03 00:00:00
企業郵件系統外包,使用企業雲端信箱服務,已經大勢所趨,其中,網擎資訊開發基於Mail2000系統的企業雲端信箱服務MailCloud,現在也獲得相當不錯的好評!


對於員工人數只有5~50人的中小企業,甚至人數更少的初創微型企業來說,由於電子商務的盛行,透過E-Mail來聯繫也變得理所當然,而使用免費信箱,沒有自己公司的網域,在生意往來上面也會有不方便的地方。不過,一旦選擇架設郵件伺服器,不但會多出一堆軟硬體與寬頻費用,還得要雇用專門的MIS,多出來的開銷,往往讓中小企業與初創微型企業吃不消。事實上,現在要使用公司信箱,不一定要架設自己的郵件伺服器,許多業者都有提供雲端的企業郵件服務系統,付費使用這些系統,等於是企業郵件系統外包,每月所要付出的成本,不但免雇用MIS,也不用去管理主機,更不用擔心資安的問題,而且還可以省下購買硬體設備、作業系統、郵件軟體的成本,因此有越來越多公司開始使用廠商所提供的企業郵件服務。這次所要介紹的就是由國內郵件領導廠商,也就是經營Mail2000有成的網擎資訊股份有限公司,所提供的MailCloud企業雲端信箱。

網擎資訊最為人津津樂道的,是雲端化的個人信箱Mail2000,是我們台灣人所開發的雲端郵件系統,是目前世界上唯一可以跟G-Mail相提並論的個人雲端信箱


雲端業者代管,企業雲端信箱問世

為了方便客戶辨識,公司員工的Email信箱大多是由使用者名稱加上@和公司網域名稱所組成。當然也有小公司使用Gmail信箱這類的免費E-Mail地址,但因為@後面是gmail.com,比較無法讓來往的客戶一眼辨識出信件是來自哪一個公司,如果郵件程式又錯判為垃圾信件,就可能不小心被誤刪。公司的E-Mail信箱,在@後面就是公司所申請的網域名稱,例如PCDIY!所申請的就是pcdiy.com.tw。@後面再加上使用者名稱後就成為一組獨一無二的企業信箱,可提供給員工使用。許多企業會雇用專門的MIS架設郵件伺服器來提供企業員工郵件信箱服務,並且自行維護與管理,但是不僅得花費高額費用購買硬體設備與作業系統、郵件軟體,而且也得要花費人力成本來進行維護。在辦公室架Server非常麻煩,除了要花上硬體費用,購買作業系統、郵件軟體、防火牆與防毒軟體,要進行維護與提供24H服務,還要請專門的人力來維護,對於中小企業或微型企業來說,尤其是新創的公司,可並不一定划算!

要使用專有網址的企業信箱,不一定要買伺服器,在辦公室架Server非常麻煩,除了要花上硬體費用,購買作業系統、郵件軟體、防火牆與防毒軟體,要進行維護與提供24H服務,還要請專門的人力來維護,實在麻煩!


要吃牛排,不一定要自己養牛

為了解決中小企業自行架設郵件伺服器的麻煩與節省人力成本、軟硬體費用,有許多廠商都有提供企業郵件信箱代管的服務,例如Google的Gmai企業版與無限版企業信箱,分為Google Apps for Business企業版、Google Apps for Unlimited無限版,以及Openfind MailCloud等。使用這樣的代管服務,公司的E-Mail位址不變,只是改由廠商進行管理,對於企業來說,不僅可以省下建構郵件伺服器的軟硬體成本,也不需要專門的MIS維護,後續伺服器的保養與維護也不需要再花錢,都交由郵件信箱代管業者負責即可。企業只需要付出的成本就是使用這些郵件信箱的費用。使用企業信箱代管服務,企業可省下自行架設郵件伺服器的軟硬體費用,也可以不需要花費人力進行維護

MailCloud是基於Mail2000個人電子郵件信箱,所開發出來的企業雲端信箱


慎選郵件系統代管廠商

郵件保存在別人家裡,難免會擔心隱私與機密外洩或是信件毀損、誤刪的問題,所以要慎選企業雲端信箱的廠商。知名廠商才比較會遵守與公司之間簽訂的資料保密條款,再搭配廠商所提供的信件備份服務,就可以更萬無一失。將郵件系統給廠商代管,除了慎選知名廠商外,也要注意廠商使用的網路頻寬,頻寬越大,也才能提供更順暢的信件收發速度。另外像廠商伺服器機房的硬體等級與是否通過國際認證也是需要注意的重點。以網擎資訊為例,廠商表示採用百萬級儲存與備份系統,服務設備進駐國際級電信級機房,並通過ISO 27001認証,網路頻寬位於中華電信骨幹上,提供超過50條的 T1 網路,因此可提供順暢的網路速度。

連線到MailCloud企業雲端服務官網(http://www.mailcloud.com.tw/),輸入Email帳號與密碼即可收發郵件


網擎MailCloud企業雲端信箱報到

提供企業郵件信箱代管服務的廠商有很多,這次所要介紹的則是PCDIY!正在使用的網擎MailCloud企業雲端信箱。一般消費者或許對於網擎的MailCloud服務並不是很熟悉,但如果提到Mail2000電子郵件系統,相信就有不少玩家都有聽過,知名的Mail2000電子郵件系統就是由網擎所提供的服務,因此在郵件系統服務的管理上,網擎擁有非常豐富的經驗,也已經提供中小企業、兩岸三地的郵件代管服務超過十年。針對不同規模的企業,網擎也提供了不同的專案,讓企業可以根據員工人數或所需的郵件帳號數量來自行選擇。以中堅企業-C方案為例,網擎提供了20個郵件帳號數量可供使用,信箱總容量則為100GB,企業管理者可根據不同部門與員工的需求來設定各個郵件帳號的信箱容量,例如PCDIY!編輯部與業務人員的容量會設定到2~5GB,但一般行政人員就只分配1GB。容量設定隨時可以更動,因此就算日後想要調整也都沒問題。從售價來看,中堅企業-C方案一年的價格為16,999元,除以20個帳號,相當於一個帳號每年只要850元,對於老客戶還有續約的折扣,這樣的費用和企業自行架設郵件伺服器,還得請專業MIS進行維修相比,當然便宜許多。如果覺得原本方案中的帳號數量不夠用,也可以再加買更多帳號。初次購買時,還須付設定費1,000元,如果DNS要交由網擎代管,也是需要再付出其他費用,費用細節請洽詢廠商。

網擎MailCloud企業信箱代管服務價格


加買郵件帳號價格


使用瀏覽器就能收發信

網擎的MailCloud企業信箱支援WebMail功能,透過瀏覽器就可以連線使用網擎提供的企業雲端信箱服務。目前最新的郵件系統版本已經到MailCloud v6,在介面上除了提供各式信件匣讓使用者可以方便分類郵件外,郵件系統該有的信件過濾原則,簽名檔,預約寄信、垃圾信件過濾等功能也都應有盡有。除此之外,還有許多好用的功能。例如雲端附檔功能,一般寄送信件時,都會將檔案直接拉曳變成附檔,但如果附加的檔案太大收發都會有問題。透過雲端附檔功能功能,可以把檔案上傳到網擎提供的網路硬碟暫存,等到設定的時間到了之後,下載連結就會自動失效。這可以有效解決附檔太大,無法正常收發的問題。

登入之後可以看到收件匣、送信匣、草稿匣等郵件匣,也可以自行建立其他信件匣來管理


手機、平板也能收發信
除了電腦可以透過瀏覽器收發郵件外,智慧型手機、平板電腦也可以透過瀏覽器馬上收發郵件,而且因為郵件都是儲存在雲端伺服器上,除非必要,否則不需下載到裝置上,當然也就不用擔心佔用太多儲存空間。透過瀏覽器收發信還有另一個好處就是無論使用哪一個裝置登入都可以看到包含收件匣、寄件備份等所有的信件,隨時隨地都可以辦公,不錯失重要信件。

雲端附檔功能可以解決附檔容量過大,無法正常收發的問題


透過手機也可以開啟瀏覽器,使用網擎提供的企業雲端信箱服務


信件也能使用Outlook收發

如果您習慣使用Outlook這類的郵件程式來收發信件也沒問題,網擎企業信箱服務也支援使用POP3或IMAP等協定來收發信,所以要使用郵件程式收發信件也沒問題。如果是要將信件備份到電腦,建議使用POP3,如果不想要占用電腦的空間,則建議使用IMAP協定。由於企業信箱的空間有限,所以編輯都是使用POP3協定來將信件下載到Outlook,也可以當作備份存檔之用。在Outlook中設定郵件帳號時要特別注意,因為郵件信箱是交由網擎代管,因此寄信與收信的伺服器都要設定為郵件代管廠商所提供的伺服器,例如網擎的mail.mailcloud.com.tw,若有不清楚的地方則可以洽詢廠商獲得解決。

網擎MailCloud企業雲端信箱也可以透過Outlook等郵件程式來收發E-Mail,但伺服器名稱要小心別設錯了


Email信件主動通知,用手機就能立刻收信

為了讓使用者不錯失重要信件,網擎也有提供主動推播的E-Mail服務,只要在手機上安裝@mail2000 APP,當信箱收到有新郵件時,就會立刻在手機或平板電腦上出現提醒,不怕漏失重要信件。如果怕因為收到電子報或廣告訊息等不重要信件而干擾,可以只指定某些信件夾的E-Mail才會出現提醒。但是收發信件還是要透過手機內建的郵件程式,或是使用瀏覽器連上網頁介面來收發Mail。希望日後網擎可以提供整合主動通知與郵件收發功能的APP程式,這樣使用起來才能更方便。

安裝@mail2000 APP就可以使用主動推播,通知新郵件的服務


使用管理者帳號就可以管控公司內所有的郵件信箱,無論是調整容量,或是新增、刪除,檢視收發信紀錄都做得到


簡便Web管理介面,方便主管管控郵件信箱

除了使用者可以透過瀏覽器登入信箱,管理與收發郵件外,企業主管也可以使用管理員帳號,透過瀏覽器進入Web管理介面,控管企業專屬網域的所有信箱,例如可以任意新增、刪除帳號,調整各信箱空間等。操控介面十分簡潔與方便,因此只需要一點基本電腦觀念就可以進行設定。

公用行事曆支援CalDAV功能,因此也可以透過手機、平板電腦訂閱行事曆與其同步資料,也可以訂閱Google行事曆


使用公用通訊錄功能,可以方便公司員工聯繫合作廠商


提供公用通訊錄/行事曆/文件夾功能

除了Email服務,網擎的企業郵件信箱還提供公用通訊錄、公用行事曆與公用文件夾等功能,可快速分享廠商聯絡資訊,以及方便企業員工共同安排會議或行程,或是透過公用文件夾分享公司內部表單與文件。公用行事曆支援CalDAV功能,因此也可以透過手機、平板電腦訂閱行事曆與其同步資料,但比較可惜的是公用行事曆雖能匯入到Outlook中,但無法透過Outlook新增或編輯行程,希望日後能推出與Outlook同步公用行事曆的工具程式。

收到病毒郵件,MailCloud企業雲端信箱會自動掃瞄出來,標示為有病毒的郵件,避免中毒的情況發生


針對垃圾郵件,除了全自動的防垃圾郵件功能,也有排外名單、合法寄件人、合法收件人、廣告信報表等強化功能


提供郵件防毒,與反垃圾功能

對於許多中小企業與微型企業來說,選用企業雲端信箱,無疑是最好的方案,不過,通常看到這裡,會擔心是否擁有郵件防毒與反垃圾功能呢?由於網擎資訊是電子郵件專家,除了提供完整的防毒與反垃圾功能,MailCloud企業雲端信箱客戶有任何問題,也能直接透過電話或客服信箱,在AM08:00~PM18:00上班時間之內,反映問題與解決狀況,不會因為自己架設伺服器,與遭受到攻擊,或者中毒的狀況,因而求救無門,等於是有資訊安全專家作為後盾,完全不用擔心郵件系統異常,與收發信出問題的狀況。

整合簡訊發送功能,可以做企業的簡訊行銷與簡訊發送


也擁有安全登錄與登入資訊,有異常登入狀況,或遭受攻擊都能提早發現,確保企業雲端信箱的萬無一失


功能強大,高貴不貴!

現在不流行自己架站,租比買更划算了。省下電費,免MIS,不用買伺服器,更不需要作業系統、郵件程式、防毒軟體與防火牆!網擎資訊,在MailCloud企業雲端信箱推出之後,對於中小企業與微型企業來說,無疑是一大福音,除了說更方便、好用之外,也擁有強大的企業雲端功能,可以說是數位辦公室再進化,對於目前正要採購郵件系統,或者是新創的中小企業來說,MailCloud由於功能強大,且高貴不貴,加上穩定度高,擁有強大的可靠度,還可以隨時隨地存取,又具備完整的稽核與備份功能,可以說是企業雲端信箱的不錯選擇。

廠商資訊

產品名稱:Openfind MailCloud企業雲端信箱
廠商名稱:網擎資訊股份有限公司
廠商電話:02-2553-2000轉分機888
廠商網址:www.mailcloud.com.tw
廠商信箱:service@mailcloud.com.tw

延伸閱讀

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(02)Keep Everything備份雲,安裝使用實戰!
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更新1(2014/08/05 PM15:00)

PCDIY!以及所屬旗訊數位股份有限公司的所有同仁,在去年的8月1日左右,也就是在2013年8月1日,最終,正式選用Openfind MailCloud企業雲端信箱。在這之前,我們也經過了2~3個月的評估時間,考慮各種郵件伺服器的解決方案,考量的重點,則是。主要考慮的是操作簡單、管理容易、維護簡便、安全保障與低廉成本,等於是要得到最高的C/P值,由於原先的郵件伺服器,需要至少一個MIS管理,而這個郵件伺服器,若打算要裝的用戶,除了要買伺服器硬體,還需要電費,24小時開的話,就要開機24小時,還至少需要作業系統、郵件系統、防毒軟體與防火牆,當然,還需要固定IP的寬頻服務,架站的話,通常會選高速的寬頻網路,都有了之後,最麻煩的,是還需要MIS維護,作業系統、郵件系統與防毒軟體都需要定時更新,停電還需要重開機,若出現當機或不穩的話,還需要檢查是軟體或硬體問題,甚至需要備份郵件資料,有時候可能還會需要重灌系統。因為,維護上有點麻煩,加上公司的MIS剛好轉換跑道,最後,由於郵件伺服器故障,沒有額外的專人可以做維護,只能選擇放棄這套郵件伺服器軟硬體。

Linux系統的品牌郵件伺服器,價格並不便宜,經過查價,則要價20,000~160,000元不等,還是需要有人維護,這時候就會開始考慮,買不如租,乾脆選用企業雲端信箱


有考慮過買Linux系統的品牌郵件伺服器
光是為了操作簡單、管理容易、維護簡便、安全保障與低廉成本,要達成這幾個公司對於郵件伺服器的要求,就可以把原先公司的郵件伺服器給惕除。這時候,一定會有人說,自己用Linux架站,安裝郵件伺服器,說起來很簡單,但當是要用於公司的企業使用的話,若不是經過資安業者所提供的郵件伺服器,還挺令人怕怕的,尤其是現在的病毒、蠕蟲與木馬盛行,加上駭客攻擊與入侵不斷,郵件伺服器可不能馬虎,否則很有可能被入侵,甚至被當成垃圾郵件寄送的跳板,這時候會發現,Linux系統的品牌郵件伺服器,經過查價,則要價20,000~160,000元不等,還是需要有人維護,這時候就會開始考慮,買不如租,乾脆選用企業雲端信箱。

Microsoft Office 365雲端辦公室解決方案,它的Exchange Online的企業雲端信箱(容量25GB,報價每個帳號台幣137元/月),請看清楚,是以月為單位計費,千萬別以為便宜,別家業者可是以年為單位來計費的,不過,它的優勢為整合Office Web Apps


Microsoft來提供有多種套餐,包括郵件信箱服務、P1、E1、E2與E3套餐


企業雲端信箱也是很多選擇
在放棄了公司架站,關閉自家使用Windows Server 2008與Exchange郵件伺服器之後,再也沒考慮過Microsoft的解決方案,主要的原因,就是維護成本太高。不過,在決定使用企業運端信箱之後,也遇到了一個大問題,有太多的雲端業者有提供這樣的服務,這當然包括了Microsoft,有提供一套Office 365雲端辦公室解決方案,它的Exchange Online的最便宜企業雲端信箱(容量25GB,報價每個帳號台幣137元/月),請注意,這還是Microsoft提供的最便宜方案,還有整合Office Web Apps的高貴方案。由於,Microsoft這家公司向來會提供一堆方案,報價由低較高,即便最便宜的,看起來似乎是賺到了,但請仔細看清楚,是月費而不是年費,這就是Microsoft精明的地方,他們的報價單,可是精心設計的,應該是經過高人指點,裡面用到了很多商業智慧。整體來說,Microsoft的企業雲端信箱解決方案,實際上卻不便宜,加上先前公司同仁對於hotmail與outlook的不良使用經驗,包括hotmail關閉,整合至outlook,還有公司郵件伺服器,原本就用Exchange,管理不怎麼方便,也因此,實在令人不放心。

Gmail企業版,它的代理商不少,正確名稱是Gmai企業版與無限版企業信箱,現在整合到Google Apps裡面,簡單來說,它賣的是企業版的Google Apps,企業雲端信箱只是其中的一個小功能


Gmai企業版與無限版企業信箱不便宜
除此之外,我們列入考慮的,有Google的Gmai企業版與無限版企業信箱,現在整合到Google Apps裡面,分為Google Apps for Business企業版(容量30GB,報價每個帳號美金50元[折合台幣1,500元]/年),分為Google Apps for Unlimited無限版(容量無限GB,報價每個帳號美金120元[折合台幣3,600元]/年),雖然很好用,大家也對於Gmail很習慣,但因為Gmail天高皇帝遠,都是要透過代理商,或者用E-Mail與Google聯繫,保管箱功能是選購的,每個帳號要加美金50元[折合台幣1,500元]/年,安全強化套件,每個帳號要加台幣250元/年,信箱容量雖大,功能強大,唯獨東加西加,似乎也不怎麼划算。Gmai企業版與無限版企業信箱,代理商的部份,或許,會有人問,那他們賺什麼,除了信箱有差價的合理利潤,最主要的是提供加值服務,像幫完全不懂的企業申請網域、DNS代管,還有提供付費的教育訓練,使用者課程(報價5,000元,2小時)、管理員課程(報價5,000元,2小時),對於不同需求的中小企業或微型企劃來說,教育訓練的課程很有幫助。

Gmai企業版與無限版企業信箱,代理商的價格都非常透明


Gmai企業版與無限版企業信箱的代理商,主要提供的是一些附加服務,對於完全不懂的業主很有用


跟其他業者的企業雲端信箱比起來,網擎資訊MailCloud提供的容量雖然比較小,但價格也相對便宜,而且以這樣的容量來說,對大多數的中小企業與微型企業的員工來說,也相當夠用了!


網擎資訊MailCloud剛好符合需要!
在研究了眾多的企業雲端信箱之後,剛好有人推薦了MailCloud給我們參考,MailCloud(容量5GB,報價每個帳號台幣780~999元/年),由於在地服務,是Made In Taiwan,真正台灣製造與台灣服務的業者,不用擔心打電話去,被轉接來轉接去,還要跟中國人雞同鴨講,提供在AM08:00~PM18:00上班時間之內,透過電話與E-Mail來解決問題,雖然,Gmail是大多數人最親切的企業無端信箱,使用上也比較親民,但Google真的是天高皇帝遠,伺服器在國外,連線就比較遠,電話聯繫也比較不方便,而身為台灣人,選用上還是會比較偏好Made In Taiwan產品,畢竟是咱們台灣自家台灣貨,好歹也該考慮一下看看台灣產品,加上最重要的,經過先前一個月的試用,整個PCDIY!的同仁都非常滿意,出乎意料之外的好用,而且,透過電話就能得到想要的答案,服務人員也親切的提供解答與支援。

PCDIY!以及所屬旗訊數位股份有限公司的所有同仁,最後選用網擎資訊MailCloud作為企業雲端信箱


最終,PCDIY!同仁優先轉移至MailCloud,當大家都使用滿意的同時,PCDIY!所屬旗訊數位股份有限公司,全體同仁也一併轉入,目前經過整個公司同仁的使用,約已經有整整一年的時間,MailCloud讓我們有相當不錯的好評,除了通訊錄功能還有大幅可改進的空間,並還能增加一些群組工作的功能之外,整體來說,是個相當優質的企業雲端信箱,這邊,PCDIY!也推薦給中小企業與微型企業來參考。
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更新2(2014/09/29 AM08:00)

雲端服務廠商的高下,可以從他們的做事態度,以及對於系統安全性的積極與否,看出是否為一家可信任的雲端服務業者。前幾天,UNIX、Linux作業系統,才被爆發出來,廣泛使用的Bash Shell含有嚴重漏洞,導致讓駭客有機可趁,可以透過漏洞執行惡意程式,進行攻擊、破壞,或者趁機竊取資料,MailCloud企業雲端服務所屬網擎資訊股份有限公司,以最快的時間,進行了系統更新,以及確定,並沒有遭受Bash Shell漏洞所攻擊。MailCloud及所屬網擎資訊原廠負責的態度,與積極處理,快速的更新系統漏洞,承諾MailCloud企業郵件系統系統的可靠度與安全性,在此,PCDIY!給予高度的肯定。

MailCloud企業郵件系統所屬網擎資訊股份有限公司,已經發佈Bash Shell系統更新,並且確認沒有遭受漏洞所波及,承諾MailCloud企業郵件系統系統的可靠度與安全性

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更新3(2014/11/20 PM14:00)

Openfind現在正舉辦2014 MailCloud年終慶,買就送實用好禮4選1,可選擇:(1)MailCloud郵件歸檔備份服務,(2)MailCloud郵件稽核防護服務,(3)Keep Everything備份雲,或(4)SecuShare分享雲。即日起到2014年12月31日止喔!


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