辦公室設備

企業協同作業難上手?CloudOffice將翻轉你的印象

文.圖/網擎資訊 資深行銷企劃主任 江敏霞 2018-02-01 10:00:00

附檔直開、檔案權限、即時通訊,讓協作更方便

資訊科技的發展總是一日千里,所謂雲端運算,早已從科技新知,落實為普遍的企業應用,並且成為企業資訊應用的主力。也就是說,雲端服務不再是流行商品,搖身一變已成為辦公室的必需品了!緊接著,在不遠的將來,與辦公室生產力相關的企業信箱、雲端硬碟、通訊軟體、文件協作…等軟體工具的定義與界線,將變得模糊,取而代之的是在單一平台上,建構所有必備的功能,讓用戶可以無縫的完成各種工作任務。

觀察企業內部或上班族為了處理日常工作,需要熟悉不同軟體工具,如果能統一使用雲端服務進行溝通、資訊傳遞或協同作業,不僅省去了在多種工具間切換的麻煩,同時也能大大減輕資訊部門的工作負擔,舉凡資訊軟體的採購、導入、教育訓練等過程也將變得更為簡化,且省心省力,這些就是單一平台One Platform的好處。

而由國內知名軟體開發商研發推出的MailCloud企業雲端服務,從信箱服務起家,專長於郵件溝通及其深度應用。因此新推出的CloudOffice雲端文件編輯服務,特別設計以「Email流程為中心」的模式,讓使用者可以自然而然地在處理電子郵件的各種情境下,順勢展開文件協作模式,不僅操作直覺,對使用者而言也沒有採用新工具的適應期,非常值得您親自來體驗!

說明網頁:https://www.mailcloud.com.tw/event/CloudOffice

CloudOffice的官網介紹


以下我們以3個實例,來示範CloudOffice的線上共編方式:

1. 附檔直接開免下載,能看也能編
一般我們習慣將郵件附檔下載至本機後,再進行檢視或編輯,但其實很高的比例只是快速瀏覽一下或稍微改幾個字就關掉了,不僅佔用空間也容易造成檔案散落四處。如今只要點一下附檔工具列的「雲端編輯」功能,就可以「一、線上預覽信件附檔」、「二、直接編輯預覽文件」。而編輯完成的檔案也會自動存一份在信箱中的雲端硬碟,讓使用者做後續的分享與協作,不僅能節省硬碟空間,還省去檔案正確歸檔的麻煩,更能落實檔案不落地的安全原則 (限制檔案下載至本機端或行動裝置)。

CloudOffice提供附檔點閱直接看,直接編輯的功能


當然,如果想要直接新建一個雲端文件,用於分享共編也是可以的。支援word、excel、ppt,與ODF ( Open Document Format,開放文檔格式)。

2. 檔案權限有控管,協作文件不外流
線上雲端編輯的權限控管很單純,主要提供內部同仁使用,因此只要是同一個網域內的用戶,就可以共同編輯文件。透過信箱雲端硬碟內的 「共享連結」,便可複製文件的連結或以郵件寄出分享給團隊。假設有人不小心將內部的機密文件連結以任何方式傳給外部人員,出了網域的大門是無法開啟文件,可以避免有心人士的盜取以及資料外流問題。

CloudOffice具備檔案權限加以控管功能,讓企業協作文件不外流


3. 多人協作搭配即時通訊,讓溝通隨時進行
「看完了,沒問題!」、「檔案改好了!」這樣簡單的一句回覆,加上一個分享連結,在 MailCloud 你可以選擇使用即時通訊或直接回信都可以。是的,我們連即時通訊都整合好了。單一平台的方式,可以確保用戶的工作訊息都保留在同一個系統內、統一控管,不會分散或輕易轉傳至外部網路。

另外,當專案團隊是由多個跨部門同仁組合而成時,在無法隨時面對面的情況下,可以透過線上協作與即時通訊的輔助,解決跨部門團隊溝通與文件的相關問題。適時運用協作工具,在編輯文件的同時,讓團隊成員更即時的提供相關意見與資訊。即便遠距互動,也能縮短彼此的溝通距離,更能提高工作效率。

CloudOffice內建即時通訊功能,讓專案溝通更順暢


善用雲端服務,讓企業領先在起跑點

分享多人共編輯在實務上的應用情境,有使用者在訪談中提到:「有時候會需要多人共同編輯一份文件的狀況,可是每次都要等待使用中的那個人,編輯完、存好檔、並且關掉檔案之後,其他人才能使用!因此 MailCloud 推出了雲端文件編輯的功能後,對同仁就很有幫助。有協作需要時,大家隨時都可以上線編輯文件、不需要等待任何人,也不用存檔。」可見CloudOffice不但解決了使用者操作的不便,同時也提升了協作與工作的效率!

隨著愈來愈多的資訊應用雲端化,促使企業朝向數位轉型的道路,而演化越快的企業越有機會能搶先市場、贏得先機。根據國際知名研究機構Gartner表示:「2018 年時,絕大部份最具創新技術的數位生產力工具,都將只提供雲端服務,而到了 2021 年,將有超過 70% 的企業員工已能充份掌握雲端辦公室的各項功能,並能得心應手的使用。」因此,雲端服務肯定是企業未來的關鍵生產力工具。

團隊工作效率一向是企業競爭力的重要指標,而MailCloud所提供的資訊共享與協作服務,不僅大大提升團隊間的溝通效率,同時帶動工作效能。企業選擇由雲端服務所提供的資訊共享與協作服務,不僅能大大提升團隊間的溝通效率,同時也帶動工作效能。企業想要掌握瞬息萬變的市場,可以快速動員回應大環境的考驗,善用雲端服務實現溝通協作與團隊效率絕對是提高企業競爭力關鍵因素。


廠商資訊

廠商名稱:Openfind網擎資訊
廠商網址:www.openfind.com
廠商電話:02-2553-2000



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